La DIAN expidió la Resolución No. 013 del 11 de febrero de 2021, mediante la cual se obligará a todos los empleadores a contar con un sistema de nómina electrónica similar al de la facturación electrónica.

Como lo habíamos indicado en una nota anterior, se trata de un control estatal muy fuerte para quienes tienen trabajadores a cargo, pues por un lado, la DIAN puede rechazar las nóminas que se le presenten y en tal caso los valores objetados no podrían tenerse en cuenta como costos de deducción, y por otro, debemos recordar que los sistemas de la DIAN están unidos a la UGPP, lo que implica que no se trata solamente de una verificación a nivel tributario, sino de una revisión a nivel laboral.

Los aspectos que consideramos más relevantes de la Resolución 013 del 11 de febrero de 2021 sobre la nómina electrónica son:

1. Salvo que la empresa haya desarrollado su propio software, debe contar con un proveedor de soluciones tecnológicas para poder transmitir la nómina electrónica para validación de la DIAN.
2. Están obligados a presentar nómina electrónica los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos que se derivan de una vinculación laboral, que requieran presentar estos como costos para deducciones en el pago de impuestos.
3. La nómina electrónica está compuesta por los valores devengados y deducidos y el valor total.
4. La generación de la nómina electrónica se debe hacer de manera independiente para cada uno de los trabajadores que se relacionen.
5. La periodicidad será mensual, sin importar si el empleador cancela de manera semanal, quincenal o de otra forma, es decir, que se deben acumular todos los pagos y deducciones de la nómina efectuados al trabajador correspondientes al mes inmediatamente anterior a la presentación de la nómina electrónica.
6. Dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual correspondan los pagos se debe efectuar la trasmisión de la nómina electrónica.
7. La implementación se efectuará de acuerdo con el número de trabajadores que tenga cada empresa, así:

8. Conforme al artículo 28 de la resolución en estudio, los empleadores son los responsables del tratamiento de los datos personales relacionados con la información que contiene el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, por lo que consideramos fundamental que para evitar malas interpretaciones o problemas futuros, se haga firmar a todos los trabajadores un consentimiento informado sobre el envío de los valores pagados por nómina a la DIAN, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y la Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada y hacer los ajustes que correspondan a la Política de manejo de datos personales en la empresa para evitar eventuales multas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos son los establecidos en el “Anexo técnico” que hace parte de la Resolución 013 de 2021.

Conozca la Resolución 013 de 2021