El Gobierno Nacional a través del Ministerio de Trabajo expidió el Decreto 649 del 27 de abril de 2022 “por medio del cual se adiciona la Sección 7 al Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, relacionado con la habilitación del trabajo en casa.”

En la norma señalada se establecen los siguientes aspectos que consideramos importantes de tener en cuenta, al momento de utilizar esta modalidad para la prestación del servicio por parte de uno o varios trabajadores:

1. Se aplica a trabajadores del sector privado a nivel nacional o aquellos que requieran desplazarse al exterior.
2. El uso de esta figura está condicionada a la presentación de circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales de carácter temporal, generadas por hechos externos, extralaborales, bien sea de la órbita del trabajador o del empleador, que permiten que el trabajador pueda cumplir con la labor contratada en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo.
3. La habilitación del trabajo en casa puede darse por decisión del empleador o por solicitud escrita del trabajador presentada de manera física o digital, teniendo presente lo señalado en el Decreto en comento y la Ley 2088 de 2021, adjuntando las pruebas que soporten la petición.
4. Es importante indicar, que la solicitud de habilitación para trabajo en casa efectuada por el trabajador no implica obligatoriedad de aceptación por parte del empleador, pues solo éste estará facultado para determinar si las circunstancias que señala el trabajador ameritan dicha autorización.
5. El empleador debe estudiar la solicitud que presente el trabajador en un término máximo de 5 días, informando la decisión por escrito de forma física o digital.
6. Para determinar la viabilidad del trabajo en casa se debe tener en cuenta: i) Que la labor pueda ser realizada fuera de las instalaciones de la empresa, sin que ello afecte el servicio que presta el trabajador y/o disminuya su productividad; y ii) que se cuenten con las herramientas requeridas para la habilitación de trabajo en casa.
7. Si se autoriza el trabajo en casa y el trabajador requiere cambiar de sitio para desarrollar la labor contratada, previamente debe informar por escrito ya sea físico o digital al empleador para que este apruebe el cambio, y a su vez comunique a la ARL tal evento, diligenciando el formulario que se le entregue para tal fin.
8. Por su parte el empleador, cuando se presente este tipo de situaciones, puede optar por la habilitación de trabajo en casa respecto de uno o varios de sus trabajadores, en una o varias dependencias de la empresa.
9. El trabajo en casa no modifica las condiciones laborales pactadas entre las partes.
10. Para desarrollar trabajo en casa, se deberá notificar previamente al trabajador por escrito ya sea de manera física o digital dejando prueba de ello en la hoja de vida de este.
11. La comunicación que se envíe debe contener: i) Descripción breve de los hechos que generan la habilitación de trabajo en casa; ii) término de duración, que debe cumplir lo señalado por el artículo 7 de la Ley 2088 de 2021, es decir, un término de 3 meses prorrogables por un lapso igual, teniendo en cuenta que si persisten las circunstancias que lo originaron, se puede extender la habilitación de trabajo en casa hasta que desaparezca dicha situación; iii) funciones que debe desarrollar el trabajador durante la habilitación de trabajo en casa; iv) los medios de comunicación a través de los cuales se informarán las novedades y donde se presentarán quejas por violación al derecho de desconexión laboral y/o acoso laboral; v) dirección autorizada donde se prestará el servicio, informando de ello  a la ARL;  vi) si se utilizan los equipos de propiedad del trabajador, se debe dejar constancia del mutuo acuerdo existente para ello, y si los proporciona el empleador se deben relacionar en detalle los equipos y demás elementos que se entreguen para tal fin, indicando de manera precisa la responsabilidad de custodia de estos y el procedimiento de devolución por parte del trabajador, así como las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador.
12. Es importante señalar, que el empleador tiene la facultad unilateral de dar por terminada la habilitación de trabajo en casa, siempre y cuando desaparezcan las circunstancias que lo ocasionaron.
13. Se debe respetar el derecho a la desconexión laboral y se debe capacitar al trabajador en el uso de las TIC.
14. El SGSST debe incluir el trabajo en casa para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos, y además establecer mecanismos de comunicación para reportar accidentes de trabajo o enfermedades laborales.
15. El trabajador que labore en casa debe procurar el cuidado integral de su salud, e informar al empleador cualquier cambio que pueda afectar su capacidad de trabajo.
16. La ARL debe incluir el trabajo en casa dentro de sus actividades de promoción y prevención, realizando recomendaciones al empleador y al trabajador, efectuando ajustes para que el reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales se efectúe de manera virtual.
17. El empleador y el trabajador pueden de mutuo acuerdo pactar un valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo de este último.
18. El empleador puede establecer que la habilitación de trabajo en casa se desarrolle bajo el modelo de la alternancia, sin que se genere por ello pago adicional.

Decreto 649 del 27 de abril de 2022