El Gobierno Nacional sancionó la Ley 2121 de 2021 que regula el denominado “Trabajo remoto”, cuyos aspectos más relevantes son los siguientes:

1. Se puede pactar con todas las personas que estén domiciliadas en Colombia, ya sea que se trate de trabajadores nuevos o ya vinculados a la empresa, para lo cual debe suscribirse un contrato u otrosí, según sea el caso, que se firmará de manera electrónica o digital conforme a las previsiones del artículo 2.2.1.1.8. y siguientes del Decreto 526 de 2021.
2. El proceso de contratación desde su inicio hasta su terminación debe realizarse de manera remota, haciendo uso de las tecnologías de la información, esto implica que el contrato, los otrosíes, y demás documentos emanados del empleador y el trabajador deban firmarse de manera electrónica o digital conforme al Decreto 526 de 2021, Decreto 1074 de 2015 y Decreto 527 de 1999.
3. Todos los costos que genere el proceso de selección y contratación de trabajadores remotos serán asumidos por el empleador.
4. El contrato que vincule a un trabajador remoto debe establecer todas las condiciones de servicio, medios tecnológicos requeridos y forma de ejecutar el trabajo en tiempo y espacio; de igual manera debe detallar funciones, jornada de trabajo, responsabilidad en la custodia de los elementos de trabajo, medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto y procedimiento de entrega de los elementos de trabajo para el inicio y terminación del contrato de trabajo.
5. El lugar desde donde se prestará el servicio debe ser pactado de común acuerdo entre el trabajador y el empleador y contar con el previo visto bueno de la ARL.
6. Al trabajador remoto se le aplican todas las normas de la legislación laboral tales como, jornada de trabajo, desconexión laboral, horas extras, etc., y lo único diferente (que no es novedoso) es que este no estará en la sede física del empleador, pero es claro que puede estar sometido a horario de trabajo, reportes de inicio y terminación de la jornada de trabajo, órdenes, presentación de informes, asistencia a reuniones virtuales, régimen disciplinario, entre otros aspectos.
7. No hay lugar a pago de auxilio de transporte, pero, si se hace ir excepcionalmente al trabajador remoto a la empresa, se le debe pagar proporcionalmente el valor del transporte. Esto aplica para aquellos trabajadores que devenguen hasta dos veces el SMMLV.
8. El empleador debe verificar el estado de salud de sus trabajadores a través de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y/o de egreso, pero no es claro si estos se deben realizar también de manera remota, además que se trata de una obligación establecida desde hace mucho tiempo por el Decreto 1295 de 1994, Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 2346 de 2007, entre otras normas.
9. El empleador debe suministrar los equipos, conexiones, programas, valor de la energía e internet y/o telefonía que se le aumente al trabajador en sus recibos de servicios públicos; también debe asumir el empleador los costos de los desplazamientos que le ordene realizar al trabajador, el mantenimiento de equipos, herramientas y demás elementos necesarios para la prestación de la labor.
10. El empleador puede implementar plataformas, software, programas, aplicaciones o cualquier herramienta tecnológica para facilitar las comunicaciones con el trabajador remoto para el desarrollo del trabajo.
11. Se da un plazo de un año para que el Gobierno Nacional cree un formulario electrónico único de afiliación al Sistema General de Seguridad Social y entidades parafiscales sin que se requiera la firma manuscrita del trabajador remoto.
12. La ARL dentro de los 3 meses siguientes a la expedición de la ley, debe elaborar un programa de prevención y control de riesgos laborales y de rehabilitación integral para trabajadores remotos, para ser entregado al trabajador y al empleador. De igual forma la ARL tiene que elaborar un formulario, donde el empleador describa las actividades que ejecutará el trabajador remoto, lugar de prestación del servicio, horario de trabajo, clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo.
13. La ARL tiene la obligación de realizar el acompañamiento para verificar las condiciones de trabajo en todo lo relacionado con el SGSST.

Conclusiones:

Antes de utilizar esta figura para contratar trabajadores remotos realice las siguientes actividades:

1. Ajuste los procedimientos de la empresa, en especial lo relacionado con la selección y vinculación del trabajadores, suscripción y firma electrónica o digital del contrato de trabajo, mecanismos virtuales de verificación de cumplimiento de funciones y obligaciones, procedimiento disciplinario virtual, terminación del contrato y notificación electrónica, entre otros aspectos.
2. Efectuar las adiciones y modificaciones necesarias al Reglamento de Trabajo de la empresa.
3. Fije en una cartelera virtual ubicada en la página web de la Compañía, en un blog u otro medio digital el Reglamento de Trabajo.

Verifique que la ARL ya cuente con los formularios que señala la norma.

Conozca la ley 2121 aquí.